某集团项目融资与企业贷款业务档案室管理制度范本

随着我国金融市场的发展，项目融资和企业贷款已成为推动经济发展的重要手段。作为一家专注于提供项目融资解决方案的集团公司，在项目融资与企业贷款业务中产生的各类文件、合同、财务报表等资料具有重要的保存价值和法律效力。为了规范档案管理工作，提高工作效率，保障公司及客户的信息安全，特制定本档案室管理制度。

章 总则

条 本制度适用于集团公司及其下属分支机构在项目融资与企业贷款业务中形成的各类档案的管理。包括但不限于：

项目融资相关文件：如项目可行性分析报告、融资方案、贷款申请书等；

企业贷款资料：包括借款合同、担保协议、抵押物清单、还款计划表等；

某集团项目融资与企业贷款业务档案室管理制度范本 图1

财务报表和凭证：如资产负债表、损益表、现金流量表、审计报告等；

法律文件：如授信协议、承诺函、法律顾问意见书等；

内部审批记录：如项目立项申请、风险评估报告、贷后管理记录等。

第二条 档案管理的目标是确保档案资料的完整性、真实性和安全性，提高档案利用效率，支持项目融资和企业贷款业务的开展。

第三条 本集团设立专门的档案室，配备专业的档案管理人员，并建立信息化管理系统，实现对档案的科学化、规范化管理。定期接受内部审计部门的监督检查，确保制度有效执行。

档案收集与整理

第四条 各业务部门应当指定专人负责项目融资和企业贷款业务中产生的各类文件的收集工作，确保文件的完整性。

第五条 档案收集的基本要求：

及时性：在项目融资或贷款业务开展过程中，相关文件应随时收集，不得滞后；

全面性：确保所有与项目融资和企业贷款相关的文件均纳入档案管理范围；

准确性：收集的文件应当真实反映业务活动，杜绝虚假、涂改等现象。

第六条 档案整理的基本要求：

分类编号：根据文件类型、项目性质等进行分类编号，便于检索和管理；

装订成册：将相关文件按时间顺序或业务流程装订成册，并在封面注明项目名称、编号、责任人等信息；

电子备份：重要文件应当保存电子版本，确保数据的安全性和可追溯性。

档案查阅与利用

第七条 内部人员查阅档案应当填写《档案查阅申请表》，经相关部门负责人审批后，在指定地点查阅。外单位查阅的，需持有效证明文件，并至少提前三个工作日提出书面申请，经集团总部审批后方可查阅。

第八条 档案借阅实行登记制度，借阅人应当在《档案借阅登记簿》上签字确认。借阅期限原则上不超过五个工作日，确需延长的，应办理续借手续。

某集团项目融资与企业贷款业务档案室管理制度范本 图2

第九条 档案管理人员应当做好查阅记录，定期对档案利用情况进行统计分析，为公司决策提供支持。

档案安全与保密

第十条 档案室应当配备防火、防盗、防潮、防虫等设施，确保档案的安全。电子档案应当存放在专用服务器中，设置访问权限控制。

第十一条 档案的借阅、复制和传递应当严格履行审批程序，未经授权，任何人不得将档案资料带离档案室或进行拍照、扫描等操作。

第十二条 涉及商业秘密、客户隐私的文件应当单独存放，并采取必要的加密措施。未经允许，任何人员不得向外界披露相关信息。

档案销毁

第十三条 对于超过保存期限且无继续保存价值的档案，由档案管理部门提出销毁意见，经集团总部批准后方可销毁。

第十四条 销毁档案应当由二人以上共同进行，并填写《档案销毁登记表》，留存备查。电子档案的销毁应当采取技术手段确保数据无法恢复。

附则

第十五条 本制度自发布之日起实施，解释权归集团公司档案管理部所有。

第十六条 各下属分支机构可参照本制度制定具体的实施细则，并报集团总部备案。

项目融资与企业贷款业务是公司发展的核心竞争力之一，而规范的档案管理制度则是保障这一核心竞争力的重要支撑。通过建立健全档案管理制度，不仅能够提升公司在业内的专业形象，还能为项目的顺利实施和资金的安全回收提供有力保障。随着业务的拓展和管理需求的变化，本集团将继续优化档案管理制度，确保其始终符合行业发展的新要求。

（本文所有信息均为虚构，不涉及真实个人或机构。）